ملخص من مجلة هارفارد بزنس ريفيو – بتصرف
1- لا تجعل رأسك محفظة مهام:
ميزة عقلك تكمن في الفهم والتحليل وأخذ القرارات، ولا معنى لاستنفاذ طاقته في أمور آنية دائمة التغير، لذا ينبغي عليك تفريغ كل ما لديك من مهام على مستند ثم تصنيفها حسب طبيعتها، وبذلك تتجنب انشغال الذهن وتضمن عدم النسيان.
2- حدد المهام التي تحتمل التفويض وأبعدها عن طريقك:
هل فكرت يومًا في زملائك أو الموظفين ممن هم دونك ولهم عليك حق الإشراف والرعاية؟ هذه فرصتك الذهبية لإسناد بعض المهام ليقوموا بها بالنيابة عنك، فتساهم بتطويرهم المهني وتتفرغ للمهام الأكثر صعوبة.
3- فتت المهام، واخرج من وهم البطولة:
لتجنب الشعور بالإحباط نهاية اليوم نتيجة عدم إنجاز نسبة كبيرة من المهام التي خططنا لفعلها بداية اليوم، عليك التعامل مع هذه المهام على مستويين: الأول عبر تقسيمها إلى عناصرها الأساسية التي تتركب منها، والثاني عبر تعيين مدة زمنية تقريبية لإنجاز كل عنصر منها.
4- اختر المهام التي ستقوم بها خلال اليوم بناءً على المدة والأولوية:
الآن صار لكل مهمة وزن (مدة زمنية مقدرة)، وبقي علينا ملء كفة اليوم بما يناسبه. إذا كان دوامك اليومي 8 ساعات أخرج منها 20%، واحتسبها وقتًا ضائعًا (زيارات مكتبية، نقاشات جانبية، استطرادات…)، ثم قم باختيار المهام باهتمام لتعبئة الوقت المتبقي مع مراعاة أولوياتك بحسب اليوم والأسبوع.
5- عاين المهام بعين الرضا، وتأمل في مآلاتها:
إن معاينة ما اخترنا أداءه في ساعات يومنا والتحدث إلى الذات لمعرفة إن كنا أنفقنا وقتنا بحكمة وأمانة يفيد في ثلاثة أمور خطيرة: أولها مشاطرة للنفس للمضي إلى العمل بكل حزم ونشاط، ثانيها أن نجاحنا فيما التزمنا به يضيء شعلة الانتصار ويحقق الثقة في النفس، أما ثالثها فهو تعويد الذات على النظر إلى ما حددناه من مهام بعين ناقدة بصيرة.
6- رتب المهام مع مراعاة مستوى النشاط:
ندرك جميعًا كيف يتغير منسوب طاقتنا من الصباح إلى المساء، لذلك من الحكمة وضع المهام الكبيرة صباحًا حين تكون الطاقة في أوجها، وتأجيل المكالمات السريعة إلى منتصف اليوم وتخصيص آخر اليوم للمهام الصغيرة التي لا تتطلب تركيزًا كبيرًا، كترتيب المكتب وسرد مهام اليوم التالي. ولا ننسى أن نشير إلى اختلاف أنماط العمل بين شخص وآخر وضرورة مراعاة ذلك.
7- عد إلى الوقت الضائع وضمه إلى قائمة المكاسب:
نعرض في هذا السياق طريقة تجعلنا نعاود النظر فيما أطلقنا عليه سابقًا “وقتًا ضائعًا” فنضيفه إلى قائمة المكاسب، حين نستثمره ونحوله إلى “محطات تجديد” (لالتقاط الأنفاس واستعادة القدرة على الإنجاز عبر المشي خارج المكتب أو الاتصال بصديق…)، كما أوصى بها الخبراء في الطاقة بعد كل 90-120 دقيقة عمل على الأكثر.
8- استعد للطوارئ، وتدرب على قول كلمة “لا” عند الحاجة:
إن التواجد في بيئة عمل مشتركة مع آخرين يحتم عليك التعامل معهم والإصغاء إلى متطلباتهم، إلا أن القبول العفوي والفوري لكل ما يلقى إليك من طوارئ ستكون نتائجه وخيمة عليك. وعلاج ذلك يكون بأمرين: أولهما أن تقوم بإعداد معايير واضحة (ولو بشكل ذهني) لما تقبل إضافته إلى جدول أعمالك، أما ثانيهما: فيكون بترتيب رد لبق وحازم تواجه به محاولات “اختطاف ساعاتك”.
9- اتفق على ساعات الإنتاجية العالية، واحرسها من المتطفلين:
ننصحك هنا بالتوافق على أسلوب جديد يتوقف فيه التواصل بين الموظفين، إلا عند الضرورة القصوى وذلك على مدار فترتين خلال اليوم، طول كل منها ساعة ونصف إلى ساعتين -نحددها ونسميها بساعات الإنتاجية العالية-. قد يكون الالتزام بالتركيز وعدم التواصل في هذه الساعات أمرًا في بالغ الصعوبة لكن حاول قدر الإمكان وابدأ بالاتفاق مع زملائك الأقربين.
10- تصدى لمهدرات الوقت ومخدّراته:
أكد العديد من الخبراء في الوقت الحالي أن التعامل مع منصات التواصل الاجتماعي لم يعد إدمانًا فحسب بل تعدى ذلك. فإذا كنت ممن لا يهدأ لهم بال إلا بتفقد الفيسبوك كل ربع ساعة، أو يغريك تصفح الإنترنت ساعات بدون هدف، فقد يفيدك تنصيب أحد البرامج التي تساعدك على الحد من هذا السلوك المرضي.
